Аннотация
Настоящая статья посвящена проблеме разграничения понятий «склад» и «кладовая» в контексте организации внутреннего учёта товарно-материальных ценностей в белорусских организациях, не осуществляющих производственную, торговую или логистическую деятельность. Доказывается, что наличие выделенного помещения для временного хранения имущества не является достаточным основанием для квалификации данного помещения как склада в хозяйственно-экономическом смысле. Обосновывается, что ошибочная квалификация кладовой как склада порождает системные искажения в кадровом планировании, нормативном обеспечении, выборе показателей эффективности и распределении материальной ответственности. Рассматриваются принципы организации работы кладовой на уровне структурных подразделений и отдельных работников.
1. Постановка проблемы
В практике белорусских организаций, преимущественно оказывающих услуги и не ведущих производственной или торговой деятельности, регулярно возникает ситуация, при которой помещение для временного размещения имущества получает наименование «склад». Данное наименование закрепляется в локальных правовых актах, штатном расписании, приказах о назначении материально ответственных лиц и внутренних регламентах. Между тем экономическое содержание деятельности, осуществляемой в указанном помещении, как правило, не соответствует критериям складского хозяйства.
Проблема не является терминологической или стилистической. Квалификация помещения непосредственно определяет:
— структуру штатного расписания и обоснованность введения отдельных должностей;
— содержание локальных нормативных правовых актов;
— порядок бухгалтерского и управленческого учёта;
— объём и форму материальной ответственности;
— систему показателей, по которым оценивается эффективность соответствующей функции;
— характер управленческих решений, принимаемых руководителем, бухгалтерией и экономической службой.
Таким образом, вопрос о том, является ли данное помещение складом или кладовой, имеет не лингвистическое, а организационно-правовое и экономическое значение.
2. Критерии квалификации помещения как склада
Для разграничения необходимо обратиться не к формальному признаку наличия помещения, а к экономическому содержанию осуществляемой в нём деятельности. Складское хозяйство как самостоятельная управленческая и хозяйственная категория возникает при соблюдении совокупности следующих условий.
Критерий 1. Наличие запаса как самостоятельной хозяйственной категории. Склад существует там, где организация целенаправленно формирует и поддерживает запас в качестве элемента закупочной, производственной, торговой или логистической политики. Запас в данном случае не является побочным результатом внутреннего перемещения имущества, а представляет собой объект самостоятельного управления. Это означает, что организация принимает сознательное решение о замораживании денежных средств в товарно-материальных ценностях, рассчитывая на последующее извлечение дохода или обеспечение бесперебойности производственного цикла. Если решение о приобретении имущества принимается не в целях формирования запаса, а в целях обеспечения конкретного подразделения или конкретного работника конкретным предметом, запас как самостоятельная хозяйственная категория не возникает.
Критерий 2. Обслуживание внешнего оборота или производственного цикла. Склад обеспечивает либо непрерывность производственного процесса (снабжение сырьём и материалами), либо реализацию готовой продукции, либо товарное обращение, либо оказание услуг хранения третьим лицам как самостоятельного вида деятельности. Именно связь с внешним оборотом или с производственным потреблением определяет экономическую природу склада. Помещение, обслуживающее исключительно внутренние потребности организации по приёму и выдаче имущества подразделениям, данному критерию не отвечает.
Критерий 3. Управление запасом как экономическим ресурсом. Деятельность склада предполагает анализ и регулирование остатков, сроков хранения, структуры запасов, неликвидов, оборачиваемости, стоимости содержания запаса. Данные параметры являются не вспомогательными, а целевыми показателями функционирования склада. Управление запасом предполагает принятие решений о дозаказе, о перераспределении между складскими площадками, о распродаже неликвидов, об оптимизации партий поставки. Если подобные решения в организации не принимаются, поскольку имущество приобретается адресно и подлежит передаче конкретному получателю, управление запасом как экономическим ресурсом отсутствует.
Критерий 4. Временна́я протяжённость хранения, обусловленная экономическим расчётом. Имущество находится на складе не в ожидании внутренней передачи конкретному пользователю, а в ожидании рыночной операции либо производственного потребления, сроки которых определяются конъюнктурой, планом производства или договорными обязательствами. Длительность хранения в этом случае является результатом экономического прогноза: когда будет востребован товар, когда начнётся следующий производственный цикл, когда поступит заказ. Если же имущество находится в помещении потому, что подразделение ещё не оформило акт приёма-передачи или работник ещё не вышел на работу, временна́я протяжённость хранения обусловлена не экономическим расчётом, а организационными обстоятельствами внутреннего характера.
Совокупность указанных критериев характерна для производственных предприятий, торговых организаций, логистических операторов и иных субъектов, для которых запас является элементом основной деятельности. Несоответствие хотя бы одному из критериев ставит под сомнение обоснованность квалификации помещения как склада. Несоответствие всем четырём критериям однозначно свидетельствует о том, что организация имеет дело с кладовой, а не со складским хозяйством.
3. Экономическое содержание кладовой
В организации, оказывающей услуги и не осуществляющей производства продукции, торговли товаром или профессионального хранения, помещение для размещения имущества выполняет принципиально иную функцию. Его назначение состоит в следующем:
— приём товарно-материальных ценностей от поставщиков или от внутренних подразделений;
— обеспечение сохранности имущества в период между поступлением и фактической передачей пользователю;
— кратковременное хранение имущества, временно выведенного из эксплуатации (до принятия решения о повторной передаче, ремонте или списании);
— оформление выдачи, возврата и внутреннего перемещения.
Указанные функции обеспечивают внутренний хозяйственный оборот организации, но не образуют складского хозяйства как самостоятельного управленческого контура. Имущество, находящееся в таком помещении, не является товарным запасом, производственным заделом или логистическим резервом в экономическом смысле.
Ноутбук, приобретённый для конкретного работника и ожидающий его выхода на службу в течение одной-двух недель, не превращается в элемент складского запаса. Мебель, доставленная в подразделение ранее срока начала эксплуатации, не создаёт товарного оборота. Оборудование, возвращённое после увольнения работника и ожидающее перераспределения, не формирует складской поток. Канцелярские принадлежности, закупленные по квартальной заявке подразделений и ожидающие плановой раздачи, представляют собой не запас в экономическом смысле, а промежуточный результат исполнения заявки, уже адресованной конкретным получателям.
Следовательно, для данного типа помещений точной и достаточной является квалификация «кладовая». Рабочее определение, пригодное для закрепления в локальном нормативном правовом акте, может быть сформулировано следующим образом:
Кладовая – помещение организации, предназначенное для приёма, временного хранения, учёта и выдачи товарно-материальных ценностей подразделениям и работникам, а также для обеспечения сохранности имущества, временно не находящегося в эксплуатации.
Данное определение отражает фактическое содержание деятельности и не привносит в неё признаков, отсутствующих в реальности. Оно указывает на три ключевых свойства: помещение обслуживает внутренние потребности, хранение носит временный характер, функция направлена на сохранность и учёт, а не на управление запасом.
4. Организационно-правовые последствия ошибочной квалификации
Присвоение кладовой наименования «склад» не ограничивается терминологической неточностью. Оно запускает цепь организационных решений, не соответствующих реальному объёму и характеру деятельности.
4.1. Кадровые решения
Наименование помещения складом создаёт основание для введения штатной единицы кладовщика либо заведующего складом. При этом решение о численности нередко принимается не по фактическому потоку операций, а по стоимости имущества, находящегося в помещении. Данный подход методологически ошибочен: стоимость хранимого имущества и трудоёмкость его обслуживания являются различными и не коррелирующими величинами.
Механизм ошибки устроен следующим образом. Руководитель видит, что в помещении на конец отчётного периода находится имущество значительной стоимости. Из этого факта делается вывод о необходимости постоянного присутствия работника. Однако стоимость определяется ценой отдельных предметов, а трудоёмкость – количеством операций приёмки, выдачи, возврата и инвентаризации. Двадцать ноутбуков стоимостью по три тысячи рублей каждый составляют на бумаге остаток в шестьдесят тысяч рублей, но требуют не более двадцати операций выдачи — то есть нескольких часов работы. Дорогостоящий диагностический прибор, заехавший на несколько дней до отправки на объект, существенно увеличивает стоимость остатка, но не создаёт ни одной дополнительной операции сверх одного приёма и одной выдачи.
Следствием данной ошибки является введение штатной единицы, загрузка которой не подтверждается фактическим потоком операций. Организация несёт расходы на содержание должности (оклад, страховые взносы, отпускные, организация рабочего места), в то время как реальная трудоёмкость функции может быть покрыта совмещением. Обратный процесс – сокращение должности, введённой на основании ошибочной квалификации, – связан с необходимостью соблюдения процедур, предусмотренных трудовым законодательством, и потому значительно более затратен и длителен, чем первоначальное решение.
4.2. Показатели эффективности
Квалификация помещения как склада влечёт применение показателей, характерных для складского хозяйства в торговле или производстве: оборачиваемость запаса, доля замороженных средств, скорость движения товарных партий, уровень неликвидов, коэффициент загрузки складских площадей, доходность хранения.
В организации, деятельность которой не связана с товарным оборотом или производственным потреблением, данные показатели не имеют предметного содержания. Двухнедельное нахождение ноутбука в кладовой обусловлено не неэффективностью хранения, а сроками оформления приёма на работу, настройки оборудования и готовности подразделения к передаче имущества по акту. Месячное хранение мебели связано, как правило, с графиком подготовки рабочих мест, а не с качеством работы помещения. Нахождение диагностического оборудования в кладовой между командировками определяется графиком выездов, а не политикой управления запасом.
Кладовая не управляет спросом и не обеспечивает оборот запаса. Она обеспечивает сохранность и упорядоченную выдачу. Применение складских показателей к кладовой приводит к формированию искажённой управленческой информации и к принятию решений на основании данных, не отражающих реальный процесс. Так, низкий показатель «оборачиваемости» может быть интерпретирован как свидетельство управленческой неэффективности, тогда как в действительности он свидетельствует лишь о том, что имущество поступает в организацию партиями, приуроченными к определённым событиям (приём новых работников, обновление оборудования, начало нового проекта), а не равномерным потоком.
4.3. Локальное нормативное регулирование
Ошибочная квалификация обусловливает разработку и утверждение документов, не соответствующих реальному процессу. Вместо положения о кладовой и порядка движения товарно-материальных ценностей утверждается инструкция по складскому хозяйству, заимствованная из практики производственного или торгового предприятия. В таком документе появляются разделы о зонах комплектации, правилах складирования товарных партий, нормах оборачиваемости, складском резерве, порядке работы с неликвидами, правилах размещения по принципу ABC-анализа, требованиях к температурному и влажностному режиму хранения и иных категориях, отсутствующих в деятельности организации, оказывающей услуги.
Указанный документ становится формальным: он описывает процесс, которого не существует, и не может быть добросовестно применён. Работник, на которого возложены функции материально ответственного лица, не в состоянии исполнять требования, рассчитанные на иной масштаб и иной характер деятельности. Бухгалтерия не получает от документа инструментов, необходимых для реального учёта. Руководитель подразделения не может опираться на регламент при решении повседневных вопросов приёма и выдачи имущества. В результате организация получает локальный акт, не обеспечивающий ни бухгалтерский учёт, ни материальную ответственность, ни управленческий контроль.
5. Организация работы кладовой на уровне структурных подразделений и отдельных работников
Отсутствие складского хозяйства не освобождает организацию от необходимости надлежащего учёта и обеспечения сохранности имущества. Однако порядок должен быть соразмерен реальному процессу и выстроен таким образом, чтобы каждый участник — от руководителя структурного подразделения до конечного пользователя — понимал свою роль и ответственность.
5.1. Определение статуса помещения
Первым организационным действием является квалификация помещения в локальном правовом акте. Руководитель организации издаёт приказ или распоряжение, в котором указывается, что помещение по определённому адресу (или в определённой части здания) является кладовой организации. В приказе приводится рабочее определение, указанное в разделе 3 настоящей статьи. Приказ содержит прямое указание на то, что помещение не является товарным складом и не образует самостоятельного складского хозяйства. Это решение становится юридическим основанием для всех последующих организационных действий и исключает распространение на помещение требований и процедур, применимых к складскому хозяйству.
5.2. Материально ответственное лицо
За кладовой закрепляется конкретный работник, на которого возлагается материальная ответственность за сохранность находящегося в ней имущества. Выбор данного работника определяется не названием помещения, а реальным объёмом операций. Если трудоёмкость функции кладовой не достигает полной ставки, функция возлагается на работника по совмещению с установлением доплаты в порядке, предусмотренном трудовым законодательством Республики Беларусь.
Материально ответственное лицо кладовой выполняет следующие функции: принимает имущество от поставщиков и от подразделений организации с проверкой комплектности и состояния; размещает имущество в кладовой с обеспечением его идентификации; оформляет приходные документы; производит выдачу имущества на основании надлежащим образом оформленных заявок; оформляет документы выдачи, возврата и внутреннего перемещения; обеспечивает порядок хранения и ограничение доступа; участвует в проведении инвентаризаций; информирует непосредственного руководителя о фактах, требующих принятия решений (повреждение имущества, истечение нормативного срока хранения, невостребованность имущества заявителем).
С данным работником заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности в соответствии с нормами законодательства Республики Беларусь. Перечень должностей и работ, при выполнении которых может заключаться такой договор, определён постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2000 г. № 764. Включение в договор точного наименования помещения (кладовая) и описания функции позволяет избежать неопределённости в отношении объёма ответственности.
5.3. Роль структурных подразделений
Кладовая обслуживает потребности структурных подразделений организации, и качество её работы в значительной мере зависит от того, насколько точно и своевременно подразделения формулируют свои потребности и принимают имущество.
В правильно организованном процессе роль подразделения состоит в следующем. Подразделение формирует заявку на получение имущества. Заявка является основанием для закупки (если имущества нет в кладовой) или для выдачи (если имущество уже поступило). Заявка содержит указание на наименование, количество и, при необходимости, характеристики требуемого имущества, а также на работника, которому имущество предназначено. Заявка визируется руководителем подразделения, что подтверждает обоснованность потребности.
После поступления имущества в кладовую подразделение обязано принять его в установленный срок. Именно на этом этапе чаще всего возникают ситуации, которые при ошибочной квалификации помещения как склада интерпретируются как «неэффективность хранения»: имущество лежит в кладовой дольше ожидаемого, потому что подразделение не организовало его приёмку. В действительности это вопрос дисциплины заявителя, а не работы кладовой.
При возврате имущества (увольнение работника, замена оборудования, завершение проекта) подразделение передаёт имущество в кладовую по акту возврата. Материально ответственное лицо кладовой принимает имущество, проверяет его состояние и оформляет приходный документ. Дальнейшая судьба возвращённого имущества (повторная выдача, ремонт, списание) определяется не кладовой, а уполномоченным должностным лицом или комиссией.
Для обеспечения порядка целесообразно назначить в каждом подразделении ответственного за взаимодействие с кладовой. Это не отдельная должность и не отдельная ставка, а возложение конкретной обязанности на одного из работников подразделения. Как правило, эту функцию исполняет помощник руководителя, офис-менеджер подразделения, старший специалист или иной работник, определённый руководителем. Данный работник формирует и подаёт заявки от имени подразделения, организует приёмку имущества, контролирует своевременность возврата при увольнении сотрудников или при замене оборудования, ведёт внутренний учёт имущества подразделения (при необходимости — в форме лицевой карточки пользователя).
Такая модель взаимодействия решает сразу несколько задач. Она снимает с материально ответственного лица кладовой обязанность самостоятельно выяснять потребности подразделений. Она обеспечивает документальную прослеживаемость движения имущества от момента заявки до момента фактической передачи конечному пользователю. Она распределяет ответственность: кладовая отвечает за сохранность до момента выдачи, подразделение — за своевременное получение и надлежащее использование после выдачи.
5.4. Роль отдельного работника как конечного пользователя
На уровне отдельного работника процесс организуется следующим образом. Работник получает имущество из кладовой не самостоятельно (за исключением случаев, прямо предусмотренных локальным порядком для расходных материалов), а через ответственного работника подразделения или непосредственно от материально ответственного лица кладовой на основании документа выдачи. При получении работник расписывается в документе, подтверждая принятие имущества.
С момента подписания документа выдачи ответственность за сохранность имущества переходит от материально ответственного лица кладовой к работнику (в пределах, определённых законодательством и локальными актами организации). Это разграничение принципиально важно: кладовая отвечает за то, что в ней находится, но не за то, что из неё выдано. За выданное имущество отвечает получатель.
Для организаций, в которых за работниками закрепляется значительное количество имущества (компьютерная техника, средства связи, специальное оборудование), целесообразно ведение лицевой карточки пользователя. Это документ (бумажный или электронный), в котором фиксируется перечень имущества, переданного конкретному работнику, с указанием наименования, инвентарного или учётного номера, даты выдачи и подписи получателя. При увольнении работника лицевая карточка является основанием для проведения процедуры возврата: работник обязан сдать всё имущество, числящееся за ним, либо возместить его стоимость в установленном порядке. Обходной лист, применяемый во многих организациях при увольнении, включает отметку кладовой (или материально ответственного лица) о том, что имущество возвращено в полном объёме.
5.5. Порядок взаимодействия с бухгалтерией
Кладовая является не самостоятельным учётным субъектом, а частью системы бухгалтерского учёта организации. Материально ответственное лицо кладовой передаёт в бухгалтерию первичные учётные документы (приходные ордера, накладные, акты выдачи, акты возврата, акты списания) в сроки и в порядке, установленные графиком документооборота организации. Бухгалтерия на основании указанных документов отражает движение товарно-материальных ценностей в бухгалтерском учёте, формирует оборотные ведомости и обеспечивает сверку учётных данных с фактическим наличием имущества при проведении инвентаризаций.
Важно подчеркнуть, что остаток кладовой в денежном выражении, отражаемый в бухгалтерском учёте, является учётной величиной, необходимой для целей инвентаризации и контроля, но не является основанием для управленческих выводов о «замороженном капитале» или «неэффективности хранения». Стоимость остатка показывает, за какое имущество несёт ответственность материально ответственное лицо. Она не показывает, что организация ведёт складской бизнес.
5.6. Инвентаризация
Инвентаризация имущества, находящегося в кладовой, проводится в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь. Плановая инвентаризация проводится не реже одного раза в год перед составлением годовой бухгалтерской отчётности. Внеплановая инвентаризация проводится при смене материально ответственного лица, при установлении фактов утраты или порчи имущества, а также в иных случаях, предусмотренных законодательством и локальными актами организации.
По результатам инвентаризации составляются инвентаризационная опись и сличительная ведомость. В случае выявления расхождений между учётными и фактическими данными результаты рассматриваются в порядке, установленном законодательством: излишки приходуются, недостачи относятся на виновных лиц либо списываются в установленном порядке.
Для кладовой инвентаризация является важнейшим инструментом контроля. Именно по её результатам оценивается главный показатель работы кладовой – сохранность имущества. Отсутствие недостач по итогам инвентаризации свидетельствует о надлежащем исполнении функции. Наличие недостач является основанием для разбирательства, установления причин и принятия мер.
5.7. Показатели эффективности кладовой
Для кладовой целесообразно применение следующих показателей, непосредственно отражающих качество процесса:
Сохранность имущества. Определяется по результатам инвентаризаций. Измеряется наличием или отсутствием недостач и неучтённых потерь. Является основным и безусловным показателем работы кладовой.
Своевременность выдачи. Определяется как среднее время от поступления заявки подразделения до фактической выдачи имущества. Нормативное значение устанавливается локальным актом организации (например, один-два рабочих дня с момента поступления имущества в кладовую и получения надлежащим образом оформленной заявки). Отклонение от норматива является предметом анализа: причина может находиться как в работе кладовой, так и в действиях заявителя.
Правильность и полнота документального оформления. Определяется по результатам проверки первичных учётных документов бухгалтерией. Отсутствие замечаний по оформлению свидетельствует о надлежащем исполнении учётной функции.
Доля позиций с превышением нормативного срока хранения. Определяется сравнением даты поступления каждой позиции в кладовую с установленным нормативом временного хранения. Высокое значение данного показателя, как правило, свидетельствует не о недостатках в работе кладовой, а о нарушении дисциплины заявителями, не забирающими имущество в установленный срок. Тем не менее данный показатель полезен для управленческих целей: он позволяет своевременно выявлять «забытое» имущество и инициировать его выдачу, перераспределение или списание.
Указанные параметры достаточны для оценки работы кладовой и не требуют имитации складской аналитики, неприменимой к внутреннему хранению имущества.
6. Заключение
Проведённый анализ позволяет сформулировать следующие выводы.
Во-первых, наличие выделенного помещения для временного хранения имущества не является достаточным основанием для квалификации данного помещения как склада в хозяйственно-экономическом смысле. Складское хозяйство предполагает управление запасом как самостоятельной экономической категорией в интересах производства, торговли или логистики. Квалификация помещения должна основываться на совокупности критериев, отражающих экономическое содержание осуществляемой деятельности, а не на формальном наименовании.
Во-вторых, для организации, не осуществляющей производства и торговли, помещение для приёма, кратковременного хранения и выдачи имущества квалифицируется как кладовая. Данная квалификация точно отражает экономическое содержание деятельности и не привносит признаков, отсутствующих в реальности.
В-третьих, ошибочная квалификация кладовой как склада порождает три группы организационных искажений: необоснованное введение штатных единиц, применение нерелевантных показателей эффективности и утверждение локальных актов, регулирующих несуществующий процесс. Каждое из этих искажений влечёт конкретные финансовые и организационные последствия, устранение которых требует значительных усилий.
В-четвёртых, правильная организация работы кладовой предполагает чёткое распределение ролей между материально ответственным лицом, структурными подразделениями, отдельными работниками и бухгалтерией. Каждый участник процесса выполняет определённую функцию: кладовая обеспечивает приём, хранение и выдачу; подразделение формирует заявку и организует приёмку; работник принимает имущество и несёт ответственность за его сохранность с момента получения; бухгалтерия ведёт учёт на основании первичных документов. Такая модель обеспечивает непрерывность учёта, прослеживаемость движения имущества и разграничение ответственности без избыточной организационной надстройки.
В-пятых, правильный выбор квалификации не снижает требований к учёту, сохранности и контролю. Напротив, он обеспечивает соразмерность организационных решений реальному процессу. Организация получает не формальное «складское хозяйство» с чужими правилами, а работающую систему: кладовую, материально ответственное лицо, порядок приёма и выдачи, инвентаризацию, контроль доступа и показатели, отражающие реальное качество процесса.
Таким образом, точность первоначальной квалификации помещения является необходимым условием корректного организационного проектирования. Организация, правильно именующая процесс с момента его возникновения, избегает необходимости впоследствии демонтировать искусственно созданное складское хозяйство там, где его объективно не существовало.
Примечание. Настоящая статья носит аналитический и рекомендательный характер. Конкретные решения по квалификации помещений, оформлению материальной ответственности и разработке локальных актов принимаются организацией самостоятельно с учётом действующего законодательства Республики Беларусь и специфики её деятельности.
Автор публикации
